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铁路企业科技档案管理信息化研究
时间:2015年11月10日    信息来源:本站原创    点击:次    作者:佚名

 1 档案管理定位

  正确的定位能使档案管理既不浪费资源又不拖企业发展的后腿,尤其是铁路行业,应在现今计算机网络高度发达普遍使用的基础上,结合实际情况,按照高标准建设、信息化管理、总体规划、分步实施的原则,建立和完善档案管理体系,最大限度地降低有效信息资源的流失。

  在档案管理中应树立大局意识。档案管理的总体规划十分重要,成立档案室不应急于干什么,而应清楚“怎么管”,遵循统筹规划,统一领导,分类管理,分级负责的原则,由领导主抓,并辅以全体员工配合。档案从收集到利用无不涉及公司的各个层面,档案管理人员在其中起着关键的桥梁作用,整个公司应形成一个档案管理体系,通过办公自动化及各部门人工收集真实、完整、系统记载公司发展的各种资料。国家档案法规定,任何个人和单位,不得将档案文件资料,以任何理由据为己有或由个人保存,不得任意转移转让、拆分、损毁。由此可见,档案管理十分重要,档案工作人员必须宣传全员档案意识,加强档案保管。

  2 铁路企业科技档案的管理

  2.1 档案管理人员的工作态度

  “对历史负责,为现实服务,替未来着想”,是对档案的精辟论述。作为一名档案管理人员,要有历史责任感,除熟悉业务外,还要有扎扎实实、耐心细致、默默无闻以及甘于平庸的工作态度。档案本是日积月累起来的无言文化,需要我们一点一滴地把它以书面形式,用“树”目录的结构归到其原来“位置”,弃其糟粕,存其精髓。

  2.2 把握铁路科技档案的分类标准

  本文采取《中华人民共和国铁道行业标准》(TB/T 1588-85)的分类标准,其科学地将铁路建设分为6个阶段:预可研、可研、初步设计、施工、竣工、维护。铁路专业21个,如路基、线路、桥梁、通信、隧道、房建及电力等,每个阶段按专业分类整理归档。一项铁路建设工程档案,通过这样的分类,档案编码“种类·分类·属类”非常简明,历史性和逻辑性特别清晰。

  2.3 坚持分类的规律性

  在整理过程中,一要坚持归档范围全面性,从项目前期文件、预可研、可研、各阶段设计图纸、招投标文件到各类公文、函件、批复等,仔细搜寻,一一归类;二要注意归档资料的保管期限,在整理档案材料时,按归档范围的要求分类为暂时、中长期保管档案;三要注意整理与目录录入交替进行,保证纸质档案与电子档案同步,为档案信息化管理奠定基础;四要认真核实资料准确性,及时登记借阅在外的资料,确保档案资料的连续性和完整性。

  2.4 制定适合企业的档案管理标准

  TB/T 1588-85分类标准是档案管理在手工模式下铁道部科学的分类标准,便于手工管理、查找,但在当今网络时代下,这一标准显得过于死板。“种类·分类”这部分很清晰,关键在“属类”,TB/T 1588-85分类标准要求大多数专业属类要分里程编流水号,如桥梁专业要求每座桥梁一个流水号,那么公司新建铁路265 km,有103座桥,也即一个桥梁专业要有103个流水号,每个流水号从“1”起编,每个里程也就有10~20盒资料,如此将有103个“1”号盒,以此类推:排架的时候要给103个里程的桥梁预留至少今后10年的空余地方,这对库房面积要求很高,即使每个流水号后面都留了空位,如果留的地方不够还要重新倒架,工作量之大可想而知。再者,查找难度大,103个“1”,若每个专业都如此编号排架,不仅费时、费力,还不便于查找。因此,如何在妥当管理的方便检索是档案管理工作面临的一个重大难题。笔者结合实际情况分析,探索出铁路企业档案管理的原则——“淡化整理,细化检索”。这种原则和方法一方面便于生成和管理流水号,另一方面也能确保档案分类信息的完整性,其最大的优点是可通过流水号对档案进行查找和管理,提高了档案管理的效率。

  3 形成企业档案编制模板

  档案是企业的档案,要树立全员档案意识,使人人都意识到档案的重要性,人人保存档案,按要求移交档案,遵循“谁形成,谁立卷”的原则。

  3.1 与员工共享档案模板

  工程部、企管部和财务部等部门担负着档案的收集、整理和归档的重要责任,档案人员应把各类档案编制的模板发给他们,而不是只发给他们编制档案的要求。按模板收集起来的档案既规范又统一,便于查找,提高了查询效率。另外,谁形成谁立卷,保证了档案的完整性、真实性。

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